2023.08.01

基幹システム と 業務システム の違い・ERPとの関係とは？

企業経営を安全かつ確実に、また効率的に推進するために欠かせないITシステム。自社に適したものを導入すれば、競争力の向上や顧客からの信頼強化に加えて、社員の業務時間やヒューマンエラーの削減にも大いに役立ちます。

ただ、ITシステムには「 基幹システム 」「 業務システム 」「ERP」など種類が複数あるため、それぞれの役割が分かりにくくて混同している方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、基幹システムと業務システムの違いやERPとの関係について詳しく解説します。

基幹システム とは？

「基幹システム」とは、その企業にとって根幹となる基幹業務をITで管理するシステムを意味します。基幹業務には、生産管理や販売管理、財務会計管理などがあり、厳密には業界や業態、また企業によってまちまちです。

共通していえることは、その業務やシステムが何らかの理由で機能不全に陥ると、たちまち経営に深刻なダメージを与えるということです。

例えば製造業であれば、「生産管理」は何よりの命綱といってよいでしょう。いつまでに、どの製品を、どの工場でどれくらい生産するのか、そのための人員配置やローテーションなどが把握できなくなると、企業の存在を揺るがす事態を招きかねません。

物流業であれば、入庫と在庫、さらに検品や梱包、出庫といった倉庫における一連の流れや配送トラックの手配などの管理ができなくなれば、取引先やその顧客および関連企業に甚大な被害を及ぼし、自社の信用失墜も決してまぬがれることはできないでしょう。

このように、もし何らかの支障があれば、企業に致命的な影響を与えることになるシステムを管理するのが「 基幹システム 」なのです。

基幹システムには、かつては個別で行われていた複数の機能が統合されている例が多く、いずれも業務効率化・標準化・省人化・コスト削減に大幅な効果を発揮するのが特徴です。

主な 基幹システム には、以下の6種類があります。

• 在庫管理システム
• 仕入管理システム
• 販売管理システム
• 生産管理システム
• 会計管理システム
• 人事給与システム

それぞれについて簡単に解説しましょう。

業務システム とは？

基幹システムとよく併用されたり、比較されたりするものに「業務システム」があります。基幹システムとの大きな違いは、その機能に何らかの理由で支障が起きても直接的に社内の中核業務に深刻な影響を与えない点にあります。

つまり、あくまで特定の業務を効率化・省人化したり、コスト削減したりといった目的で利用されるものであって、極端な言い方をすれば、それがなくても何とか日常業務を営むことができるシステムを指します。

業務システム の種類

業務システムには、以下のようなものがあります。なお業界や業種によっては、その企業ならではの特別な業務をサポートするシステムを独自で開発するケースもありますが、それも含めて業務システムと呼びます。

• 購買管理システム
• 勤怠管理システム
• 見積管理システム
• 品質管理システム
• 顧客管理システム

業務システム の使用例

業務システムの使用例について詳しく見ていきましょう。

「勤怠管理システム」

勤怠管理システムの主な目的は、社員一人ひとりの労務管理と、給与計算にあたっての労働時間の管理です。これらを管理するには、「いつ」「どこで」「だれが」「どれくらいの時間」働いたのかを正確に把握する必要があります。

ところが、多くの職場でタイムカードを紙で印刷し、担当者のもとに集めて集計するという方法がとられています。それをもとに社員一人ずつの勤務時間、残業時間などを計算し、それらをさらにて入力して給与計算を行う必要があります。中には、一人の社員が複数の支店や店舗を掛け持ちで回って、複数箇所を頻繁に出入りする例も多いです。これでは余分な時間と手間がかかるうえ、ヒューマンエラーリスクが少なくありません。

そこで勤怠システムを導入すると、場所や時間に関係なく全従業員の勤怠状況がリアルタイムで管理できるうえ、給与計算に必要な数値を自動入力できるものもあります。残業、深夜、休日出勤といったイレギュラーなパターンも含めて自動計算が可能となるため、大幅な業務効率化と脱属人化を実現することが可能となるのです。

「購買管理システム」

製造業では、原材料となる資材をより安く、多く、より良いタイミングで調達することが業務効率化やコスト削減に役立ちます。製造業以外でも、商品や備品を無駄なく、低コストで調達することはスリムな経営を推進する上で必須でしょう。

ところが、部署や担当者が異なり、資材や商品の種類ごとの仕入れ先や価格をバラバラに管理していると、過去の購入履歴が把握しづらくなります。その結果、同じ資材を別の取引先から仕入れてしまったり、同じ相手に二重で発注してしまったり、しかも購買価格はまちまちといったミスを誘発する恐れがあるのです。コストや取引先との良好な関係構築などを無視し、各担当者が必要に応じて場当たり的な調達手段を取ることで多大な損失を計上する恐れもあるでしょう。

そこで購買管理システムを導入すると、複数の部署や担当者間で同じ情報を共有・活用することができるため、各製品や資材について、仕入れ先や購買時期、購入価格などにおける最適解を選択することが可能になります。これによって、良質な資材や製品が、より安価に好タイミングで調達できるので、在庫に過不足が起きる心配もなくせます。

「顧客管理システム」

顧客と良好な関係を構築して自社商品やサービスを継続的に利用してもらうために、SNSやメールといったインターネット経由のコミュケーションツールを活用するのが常識化しています。

しかし、顧客管理については、いまだにエクセルや自社フォーマットに頼っているケースが少なくありません。すると無駄に人手が必要だったり、顧客情報が膨大になることで見落としが起きたり、手厚いフォローができなくなったりするリスクが多分にあります。何よりセキュリティ面が手薄となり、大切な顧客情報が流出してしまう危険性も否定できないでしょう。

そこで顧客管理システムを導入すると、ステータス別に既存顧客へのサービスやケアをくまなく行えるのはもちろん、購入履歴やアクセス履歴などから新規顧客のターゲットを発掘して適切なアプローチをかけることも可能になります。セキュリティレベルも格段に向上するので、ステークホルダーによる信頼度の向上にも大きく寄与するでしょう。

基幹システム と 業務システム の違い

ここで今一度、基幹システムと業務システムの違いについて整理しましょう。

基幹システムは、企業にとっての中核業務をサポートする非常に重要どの高いシステムを意味します。

一方の業務システムは、特定の業務について効率化や省人化、コスト削減などを実現するためにサポートするシステムを指します。

現実には、どちらかに絞って活用するというものではなく、必要に応じて併用したり、機能拡張したり、製品によっては業務システムが基幹システムと同等の役割を果たしているケースもあります。よって、両者を明確に線引きすることができないパターンも少なからず存在するといってよいでしょう。

また、システム開発企業に委託して独自システムを構築するパターンも非常に多いです。クラウドやオンプレミス、パッケージ型などで使える既製品に比べてコストや時間はかかりますが、複数の基幹システムや業務システムをセットにしたり連携したりして使い勝手の良い独自性を追求することが大幅に可能となります。

ERPは 基幹システム と 業務システム が統合されたもの

基幹システムと業務システムに加えて「ERP」と呼ばれるシステムも存在します。これが先ほど述べたように、開発企業に外注して構築する、複数の基幹システムや業務システムを統合し、一元管理できるようにシステム化することを指します（既製品もあります）。

具体的には、在庫管理、仕入管理、販売管理、生産管理、会計管理、人事給与といった各部門の情報やデータを一元管理し、リアルタイムでデータ連携を行い、迅速かつ的確な意思決定とサービスの強化を図ることが目的です。

ERPとは、「Enterprise Resources Planning」の略で、もともとは企業の保有するヒト、モノ、カネ、情報、知財といった資源（リソース）を有効活用する概念のことです。これらはすなわち上記の在庫管理や生産管理といった、企業の根幹をなす基幹業務に集約されて活かされるわけですが、バラバラに管理していたのでは、真の意味の効率経営は叶いません。そこで企業価値を確実に高めるには、ERPという考え方が不可欠といえるのです。

ERPに統合されている主な基幹システム、業務システム

ERPシステムは、製品としてクラウドやオンプレミス、パッケージ型などさまざまな形で販売されています。また独自性を追求する場合は、開発業者に開発をアウトソーシングする方法が取られることも多いです。

いずれにしろ、ERPには以下のようなシステムが組み込まれています。

• 生産管理
• 販売管理
• 開発管理
• 購買管理
• 仕入管理
• 労務管理
• 人事管理
• 採用管理
• 給与会計管理
• 財務管理
• 顧客管理
• 資産管理
• 債権管理
• 債務管理
• 在庫管理
• 倉庫管理

などがあります。

なお、製品において組み込まれていないシステムもあるので、導入する際には必要な機能をよく吟味して自社にとって最適なものを選択する必要があります。

基幹システム や 業務システム・ERPの選び方

最後に、基幹システムや業務システム、ERPを選ぶ際、またこれらを外注する場合のポイントや業者の選び方について解説しましょう。

絶対に避けたいことは、導入したものの操作が難しかったり、自社の風土に合わなかったりしてせっかくのシステムを使いこなせなくなるパターンです。サービス導入には初期費用が必要ですし、フルスクラッチで開発するとなれば莫大な予算を投入しなければなりません。当初の目的が絵に描いた餅で終わらぬよう、以下に紹介するポイントをしっかりと押さえておいてください。

サービスを選ぶ際のポイント

サービスを選ぶ際のポイントは、以下の6つになります。

• 導入の目的を社内で明確にする
• 必要な機能が搭載されているかを精査する
• 拡張性やカスタマイズ性がどれくらい可能かを確認しておく
• 自社の人材で使いこなせるかシミュレーションを行う
• サポート体制について確認しておく
• 予算だけで選ばない

それぞれについて掘り下げましょう。

導入の目的を社内で明確にする

基幹システムでも業務システムでもBRPであっても、導入する目的が曖昧だとどのようなサービスを活用しても失敗に終わる確率が非常に高まります。いかなる業務でも、それを成功に導くのはあくまでも自社の社員であり、統括するトップや幹部、リーダーたちであって、決してシステムそのものではありません。

新たなシステムさえ導入すれば魔法のようにさまざまな課題が解決し、業務が効率化することはないということをしっかりと肝に命じておきましょう。

もしシステム開発企業にアウトソーシングするとなると、必ず最初に「要件定義」というプロセスがあります。ここで「何を」「何のために」「どのような使用感や操作性で」「いつまでに」「いくらで」開発するのか、徹底的に議論していきます。発注する側の導入目的が曖昧だと開発企業側も何をどのように進めるべきか戸惑ってしまうでしょう。

そのため、例えば「生産管理と販売管理を連携させて、さらに顧客管理機能をリアルタイムで活用、お礼やレコメンド、キャンペーンの宣伝メールやメルマガを送りたい」といったように目的をできるだけ具体化してみましょう。これを事前にしっかりと行っておくと、間違いのないサービスに辿り着ける可能性が高まります。

必要な機能が搭載されているかを精査する

社内で必要な機能やシステムを明確にしたら、次はそのニーズを満たすサービスを探します。該当しそうなものがあれば、資料請求したり問い合わせをしたりして詳しく調べていきましょう。

どの業者のサービスを利用するかによって費用にはかなりの開きが出てきます。よってコストに対してそれに見合った効果が得られるかどうかもしっかりと精査する必要があるでしょう。

拡張性やカスタマイズ性がどれくらい可能かを確認しておく

基幹システムにしても業務システムにしても、単独で使用するというよりはビジネスの流れや戦略に応じて拡張性が求められることが少なくありません。また自社のスタイルに合うようにカスタマイズできることも大切です。単に目先の目的だけでなく、その辺りの融通がどこまで効くのか、将来を見据えた上で選択しておくことも忘れないでください。

自社の人材で使いこなせるかシミュレーションを行う

新たなシステムの導入は、決定権をもつ上層部によって決められることが多いです。すると実際にそのシステムを使用する社員は自分の意見を挟む余地がなく、与えられたものを使うしかありません。しかしその人たちが使いにくいと感じるとしたら、新システムを導入する意味がなくなってしまいます。

よって、上層部にとって理想とするシステムを押し付けるのではなく、それを毎日使用する現場の担当者たちの意見に耳をよく傾けた上で、総合的にもっとも自社に合ったサービスを選択するように心掛けましょう。

サポート体制について確認しておく

どんなサービスも最初から完璧に使いこなせることはまずありません。不具合が生じたり、その対処方法や操作法がわからなかったりする事態は必ずといってよいほど出てきます。その際に頼りになるのが、サポートとメンテナンスです。

とくに基幹システムの場合、復旧に時間がかかると、顧客に多大な損害を与えたり、自社の信用を大きく失墜したりするおそれが多分にあります。そのため、導入後のサポートや保守がどのような条件で受けられるのか、コストも含めて事前にしっかりと確認しておきましょう。

予算だけで選ばない

新しいシステムを導入する際は、つい予算を重視しすぎてしまう傾向が強いです。たしかにある程度はやむを得ないことかもしれません。しかしそれでもコストがかかることには変わりないので、「安かろう悪かろう」では長い目で見るとそちらの方が損です。真の意味で的を射た最適なシステムが導入できれば、先で何倍も得することがあるため、機能性を重視する考えを大切にしましょう。

外注先の選び方

続いては、システムを開発会社に外注する場合の選び方のポイントを解説します。

具体的には、以下の5つです。

• 実績を調べる
• 希望するシステムを開発した経験があるかを確認する
• 経営状態がしっかりしているか
• 複数の見積もりを取る
• 丸投げしない

実績を調べる

まず開発業者を選定する際は、過去にどのような実績があるのかをできるだけ詳しく調べましょう。たいした実績がないにも関わらず、自社サイトを丹念に作り込み、経験豊富で優れた開発力があるように装っているケースがないとは言えません。初めての場合は、信頼できる取引先や知人に紹介してもらうのもよいでしょう。いきなり飛び込みで依頼するよりも、取り次いでくれた人や会社の信用がある分、丁寧に仕事をしてくれる可能性が高まるからです。

また、最初から国内企業と決めつけるのもおすすめしません。具体的には、オフショア開発も視野に入れるとよいでしょう。オフショア開発とは、ベトナムをはじめとする東南アジアの開発企業に委託して開発を進める方法です。日本のエンジニアに勝るとも劣らない優秀な人材が多数在籍し、最新の開発技術にキャッチアップしつつも国内の半額以下で開発できる例が少なくありません。

とくに「ラボ型」開発は、自社のために専属チームを作り、契約期間内は自社のエンジニアのようにさまざまな作業を依頼できるため、機動力と対応力に富んでいる点が特徴です。

希望するシステムを開発した経験があるかを確認する

開発実績を調べる際に、自社がこれから開発しようとしているシステムと同じジャンルの開発経験があるかどうかも確認するようにしましょう。業務システムよりは基幹システムの方が複雑な場合がありますし、ERPならなおさらです。できれば実際に開発した成果物を見せてもらい、自社のイメージにどれくらいマッチするかを肌で確認して判断できるとよいでしょう。

経営状態がしっかりしているか

システムをフルスクラッチで開発するとなると、開発期間は数ヶ月〜1年ほどかかることが珍しくありません。経営母体がしっかりとしている企業なら安心ですが、中には開発途中で経営が立ち行かなくなって頓挫してしまうケースもあります。すると、開発費の何割かを支払ったにもかかわらず、システムは完成しない上に開発費も返金されないという恐れすらあるのです。金銭面だけでなく、システム導入の時期が大幅に遅れるのは経営上、非常に大きな痛手となります。くれぐれも注意してください。

複数の見積もりを取る

最初から一社に絞らず、同時に複数の会社に見積もりを依頼するようにしましょう。同じ開発でも会社によってプロジェクトの進め方や考え方、もちろん金額もまちまちです。それらを比較することで勉強になりますし、ある会社の見積もりを引き合いに出しながら別の会社に値切り交渉することもできるでしょう。そして最終的にコストパフォーマンスが最良の企業を選ぶようにしてください。

丸投げしない

これは業者選定のポイントとは少し異なりますが、システム開発の際は、業者に丸投げするのも極めて危険です。相手はプロですから、こちらが開発においては素人だと見るや自分たちの方が経験も知識も上という立場でことを進め、正しいと思うやり方を押し付けてくることがあるのです。プロダクトが完成してからでは元に戻せないこともあります。できたとしても費用を追加負担しなければならない恐れもあるでしょう。よって、進捗管理や開発状況の確認をくどいくらいこまめに行うことを忘れないようにしましょう。

まとめ

基幹システム、業務システム、EPR、それぞれの特徴や違いについて詳しく解説しました。業界に関係なくDX（デジタルトランスフォーメーション）の必要性が叫ばれる中、企業規模の大小にかかわらず、ITシステムを見直したり、思い切って新たなシステムを導入したりすることが強く求められています。

あまりに古いシステムはレガシー化が進み、近い将来には通用しなくなる可能性が極めて高いです。そのうえ人材不足も確実に進んでいるため、さまざまな業務を効率化して省人化が図れる体制作りが急務といってよいでしょう。まだという企業の経営者や担当者の皆様は、ぜひこれを機会に本格的に検討してみてください。

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