小売業やメーカー、流通業者にとって適切な在庫管理は、収益アップやお客様からの信頼を得るために不可欠な要素です。在庫調整をあやまると、無駄なコストが発生するだけでなく、大きな機会損失につながります。
商品や材料の出入り状況は、繁忙期や閑散期、決算期やセール時期など、季節のみならず一日の時間帯によっても異なります。よって、それらの流れをくまなく把握、分析、予測しながら常に最適なタイミングでサイクルを回していくには、精度の高い在庫管理システムが必要です。
そこで今回は、在庫管理システムについて詳しく解説します。そもそも在庫管理システムとか何か、に始まり、在庫管理システムの具体的な機能や導入のメリット・デメリット、さらに在庫管理システム導入にあたっての注意点についても掘り下げます。
今の在庫管理に疑問を感じている方やもっと効率の良いシステムを導入して業務改革を推進したい経営者の方も、ぜひ参考にしてください。
在庫管理システムとは
在庫管理システムは、物流倉庫や製造工場、実店舗などで、商品や材料、パーツなどの入出庫状況やそれらがどこにいくつあるかをリアルタイムで把握するためのツールです。さらにその商品などの流れを分析し、各時期や時間帯に適切なタイミングで発注したり、製造を開始あるいはストップし、在庫の過不足をなくすことも大きな役割です。
商品やロットごとにバーコードを貼り付けると、入庫の際にハンディターミナルで読み取ることで、どの商品がどこに保管されているかが一目瞭然。機能を追加すれば、いちいちメモするとか、手作業で情報を入力せずとも、場所や個数、出庫の時間、トラックでどこに運ばれたかまで一気通貫で把握できます。
従来は、人の手で一つずつ行われていた入出庫や在庫数の確認ですが、その場合どれだけ注意してもヒューマンエラーをなくすのは至難の技でした。しかし、ハンディターミナルを起点として在庫管理システムで管理するとその様なミスが起こらないだけでなく、在庫の流れを分析、可視化するため、ERP（基幹情報システム）や会計部門との連携により、経営改善に役立てることも可能です。
在庫管理システムの機能
続いては、在庫管理システムのおもな機能についてさらに解説していきましょう。在庫管理システムには、決められた形式があるわけではありません。業種や取り扱う商品、シチュエーションにより、必要に応じて使いやすい形にアレンジするのが、一般的です。よって、今回は、どの在庫管理システムにも共通する主要な機能を紹介していきます。
入庫・出庫の管理機能
商品がいつ、どこから、何個入り、何個出て行ったのか、を把握するのは在庫管理の基本です。一見当たり前のことですし容易にできるように感じるかもしれません。しかし、入庫一つとっても、その数が数千、数万、数十万個におよぶとそう簡単なことではなく、しかも多くの仕入れ先からそれぞれ時間も数もバラバラで届きます。
また、これらの入庫作業を滞りなく確実に行おうとすれば、ハンディターミナルなどの携帯端末でリアルタイムバーコードを読み込んでデータ管理することも欠かせません。在庫管理システムには、これらの業務を的確に管理する機能があります。
検品機能
健全な在庫管理には検品も欠かせません。お客様に不良品が届かないように、不具合のある商品は100％取り除く必要があります。もし不良品が見つかれば、予定の入庫数と在庫数に違いが出るので、その差がわかるように在庫管理システムでデータ管理する必要があるでしょう。最近ではAI（人工知能）による検品も増えつつあり、不良品を発見次第、ピックアップしますが、この場合もその数をカウントして在庫数に反映させる連携システムが必要です。
在庫ステータス確認機能
刻一刻とひっきりなしに増減する在庫は、そのステータスを一元管理しておくと便利なうえリスク管理にも役立ちます。そのためにも、在庫管理システムは、全ての在庫をモニター上に一覧表示できるようにします。
クラウドにしてもオンプレミスにしてもオンラインでハンディターミナルやマテハン機器と連携させ、ステータスが変化するとリアルタイムで在庫一覧に反映させます。そして、例えば「明日発注する商品」など条件検索して一覧表示させることもできるので、とても便利で安心でしょう。
返品管理機能
在庫管理はただ入庫と出庫だけをチェックするだけではありません。返品管理も重要なタスクの一つです。返品された商品をこれから出荷予定の商品と混ぜてしまっては大変です。返品されたら所定の場所に保管し、個別に在庫管理システムと紐づけして中身と個数を把握するようにします。
棚卸機能
在庫管理の重要な役割の一つが、棚卸です。倉庫や工場、店舗内にある商品や部材などの種類や数が、データと一致するかを確認する必要があります。人の手に頼ると帳簿と在庫数が一致しないことが少なくありませんが、在庫管理システムで商品番号やロットナンバーをリアルタイムに管理していれば、そのようなことはありません。
在庫分析機能
在庫管理システムは、単なる在庫の管理にとどまらず、ERPや人事・会計システムなどとも連携させて、総合的に経営指標を管理分析するBI（ビジネスインテリジェンス）ツール
としても活用できます。データを制する者はビジネスを制すると言われます。在庫管理システムの在庫分析により、適切な意思決定ができれば、業績は確実に改善するに違いありません。
データ抽出機能
在庫管理システムでは、上記の在庫分析に活用できるデータを必要に応じていつでも個別に抽出できます。それらのデータを使って各商品の流れを時期に応じて継続的に確認していくと、欠品リスクや過剰在庫リスクの傾向や前兆を的確に把握できるようにもなるでしょう。
マスター管理機能
在庫管理システムでは、各商品について、メーカー名やその連絡先や担当者名、時系列の仕入れ、出荷データなどをマスター管理できます。その商品についてのすべての情報が記載されているため、不明な点があればすぐに確認できるようになっています。
在庫管理システム導入のメリット
さて、ここからは、在庫管理システムを導入するメリットについてお伝えしましょう。
在庫状況がリアルタイムで把握できる
在庫管理システムを活用すると在庫状況の変化がリアルタイムに画面上に反映されます。在庫システムには、サーバーを自社の施設内に設置するオンプレミス型とベンダーの外部サーバーで管理するクラウド型があります。いずれにせよデータはリアルタイムで更新されるため、商品が入庫し、指定の棚に収納されればその旨がシステム上に記録されます。もちろん出庫したときも同じです。よって、人の手でアナログ的に在庫確認するのと比べて、対応スピードの向上やスタッフへの負担軽減が格段に促進されます。
在庫の過不足がなくなる
在庫管理システムを導入してリアルタイムで在庫状況を把握できるようになると、ヒューマンエラーが激減するので、過剰発注や発注忘れが確実に減少します。よって、過剰在庫や欠品リスクも軽減するでしょう。
過剰在庫になると管理スペースの確保など余分な手間とコストがかかります。欠品になると、せっかく需要があっても販売できないので機会損失が起こり、売り上げを押し下げることになります。このようなマイナスリスクを回避できる意味でも在庫管理システムには大きなメリットがあるでしょう。
コストダウンができる
従来なら在庫確認は、在庫をことあるごとに人が数えたり、保管場所がわからず探し回ったり、わざわざ収納棚まで確認にいくなどして人手がたくさん必要でした。ところが、在庫管理システムを使えば、操作を自動化したり、端末のモニターで多くの情報を確認、修正や削除も簡単にできるので、マンパワーが少なくて済みます。くわえて過剰在庫の際の管理コストも軽減されるため、全体のコストダウンが進むでしょう。
在庫管理システムのデメリット
続いて、在庫管理システムのデメリットをお伝えしましょう。
初期費用がかかる
在庫管理システムを自前で構築するのは、決して簡単ではありません。あつかう商品数や素材、パーツなどが多いほど精度の高いしっかりとしたシステムが必要なので、開発業者に委託するなどしてシステムを構築する必要があります。パッケージ型の在庫管理ソフトが数多く販売されているため、それで対応できる範囲であればある程度予算を抑えられるかもしれません。しかし、独自システムでないと機能しない場合は、フルスクラッチで開発する必要があり、かなりの初期費用が必要です。
くわえて、オンプレミス型であれば自社サーバーが必要ですし、そのスペースの確保もしなければなりません。システムによっては、ハンディターミナルやOSの改変とそれにともなう端末の購入など、システムの使用環境を整える予算の確保も必要になるでしょう。
社内教育に手間がかかる
在庫管理システムは、導入前と導入後では、業務の流れや確認事項、システムの使い方など、あらゆる環境が大きく変わります。よって、それにともなって、社員教育の徹底が必要になるでしょう。オンプレミス型ならなおさら自社でトラブル対応できる人材の育成必要です。少なくとも1週間くらいはかけないと、いざシステムが稼働した際にトラブル続きで業務がストップしかねません。これら社員教育の準備や講習の間の業務への対応などが、大変になるでしょう。
システム障害のリスクがある
在庫管理システムは、システム障害を起こすリスクがあります。大規模停電や災害などで電源やWi-Fiに障害が起きれば、システムが使えなくなる場合もあります。また、ハッキングにより情報漏洩や意図的にシステムを障害が起こされるリスクも否定できません。
在庫管理システム導入にあたっての注意点
最後に、在庫管理システムを導入するにあたって注意すべき点について解説しましょう。
導入の目的と必要な機能を明確にする
在庫管理システムは非常に便利でメリットの多いツールですが、自社にあった的を射たシステムでなければ意味がありません。せっかく予算をかけて導入したものの絵に描いた餅で終わってしまう可能性があります。よって、導入の際には、まず社内でよく議論を重ねて課題を浮き彫りにし、何のためにどの様な機能が必要かを明確にしましょう。
適切な業者選定とサポート体制を確認する
システム開発を外注する場合は、自社にあったシステムを確実に開発してくれそうな業者を選定する必要があります。実績やエンジニアのレベル、外部の評判など、多角的に調査して、できれば複数社に見積りを依頼するのが良いでしょう。その相手も国内企業に限らず、安価で優秀なエンジニアが豊富にいるオフショア開発を選択肢に入れるのも一つの方法です。
また、在庫管理システムは、運用後も修正やトラブル対応を迫られる機会が少なくないため、必要に応じてベンダーのサポートを受けることもとても重要です。その体制が整っているかも、業者選定の条件に加えておきましょう。
コスパを考える
先ほど、在庫管理システムは本当に必要な機能に絞って導入する必要があると述べましたが、それに見合った金額かどうかもしっかりと吟味する必要があるでしょう。ただ見積りで安かったからではなく、安くても必要なければ無駄は無駄です。少しでも必要な部分に投資する方が効率的でしょう。逆に、本当に必要であれば少々高額でも導入すべきです。しっかりシステムを使いこなせば、投資した資金は後で十分回収可能だからです。決して目先にとらわれず、今後の社の進む方向性や身の丈にあった在庫管理システムを導入しましょう。
まとめ
在庫管理システムの機能やメリット・デメリット、さらに在庫管理システム導入にあたっての注意点について詳しく解説しました。
在庫管理システムがあるのとないのとでは、経営上の効率に雲泥の差が出ます。しかし、その会社にあったシステムでなければ効果はないでしょう。
レリパは、さまざまな日本企業の在庫管理システム開発のお手伝いをしてまいりました。しかも日本企業の開発費用より大幅に安価な費用で、優秀なエンジニアがご希望にそったシステムを提供いたします。これから本格的に在庫管理システムの導入をご検討なら、ぜひレリパにご一報ください。心よりお待ちしております。
