近年、IT技術の発展が加速し、IT専門の部署の必要性を感じている企業も多いでしょう。しかし、組織的に専門の部署を作ることが難しい会社では、他の部署の方が兼任してなんとかIT関連業務を回している、といったケースもあります。
このようにIT業務を自社のみで行なうのが難しい場合には、ITアウトソーシングを利用してみましょう。
この記事では、ITアウトソーシングの概要やメリット・デメリット、ITアウトソーシングの方法を解説します。IT業務のアウトソーシングを検討している方は、ぜひ参考にしてください。
ITアウトソーシングとは
ITアウトソーシングの概要
大きな企業であれば、会社組織として情報システム部が存在します。しかし、情報システム部を単独で持てない会社は、他部署の社員が情報システム部を兼任し、社内のIT業務全般を管理することになるでしょう。
ITアウトソーシングとは、そういった企業のIT部門が担う業務を外部委託することです。
また、ITアウトソーシングで委託する先はプロ集団です。高い技術とノウハウを持った組織を確保できるため、自社でIT業務を回す際にかかる労力や費用、時間などのコストを削減できます。さらに、委託先が会社として責任を持って対応してくれるので、社内の有識者が退職した場合に保守運用が滞るリスクもありません。
なお、近年では少子高齢化による人材不足に悩み、海外の人材を確保しようとオフショアでの業務委託（オフショア開発）が頻繁に行なわれています。オフショア開発については次項で紹介します。
アウトソーシングとオフショアの違い
アウトソーシングに似た委託方法として、オフショアがあります。アウトソーシングは国内外問わず業務を外部委託することを指しますが、オフショアは海外を拠点とする会社に業務委託することを指します。
コスト低減が重要課題となっている企業では、比較的人件費を抑えられるオフショアが解決策の一つとなるでしょう。
最近は優秀なスタッフを抱えたオフショア会社も多く、国内アウトソーシングと同レベル以上のサービスを低コストで提供しているところも多くあります。外部委託は会社の一機能を丸ごと切り出すことになるため、長期間かかる固定費です。そのコストを下げられるのは大きな魅力の一つといえます。
ITアウトソーシングが注目される背景とは
本来、別の業務を行なう社員がIT部門までに業務範囲を延ばすのは、限られたリソースをしっかり利活用できていない状態だといえます。IT技術は日々進化しており、情報の更新が著しい分野です。サーバーOSのバージョンアップなどを怠るとセキュリティ事故につながる要件もあり、最新の情報収集は必須といえます。
そのためIT部門は、専門外の社員が本来の業務と兼任するには、なかなかつらい業務です。また、専門性の高い知識と技術力が必要なため人材育成も難しいことは、多くの会社が抱える悩みでしょう。
その他にも、多くの会社が抱える課題に「固定費の問題」があります。事業分野に関わらず、日本企業の固定費は全体的に増加傾向にあるため、コストが膨らみやすいIT部門で、いかに費用を抑えられるかがポイントです。
どこまでの業務を外部委託するかが決定できれば、同時に社内でまかなう部分も決まります。経営資源を効率良く使うために、専門性の高いIT部門をアウトソーシングすることが注目されているのです。
ITアウトソーシングを行なうメリット
社内でのリソース不足を補うITアウトソーシングですが、その他にもメリットがあります。
ここからは、そのメリットについて詳しく解説します。
経営資源をコアコンピタンスに集中投下できるようになる
ITアウトソーシングの大きなメリットは、今いる人材を本来担当すべき専門分野に投入できることです。ITシステムを使って業務を効率化することは、会社内のどの業務にも必要です。
しかし、先述のようにIT部門を独自に持てない会社の場合は、ITとは無関係の部署がその業務を兼任するケースがあり、大変な労力がかかります。そこでIT部門をアウトソーシングすることで、社内の人材を本来やるべきミッションに投入できれば、会社にとってプラスになります。
固定費が下がる（トータルコストも最適化される）
コスト面から考えても、トータルで見るとITアウトソーシングのほうが安くなるケースが多くあります。
アウトソーシング会社に発注する際は、金額が請求書ではっきりと見えてしまうため、大きな金額を払うように思うかもしれません。社内のリソースを使う場合、稼働分の原価しか見えないことが多いですが、教育や管理のコストを考えてアウトソーシング会社の見積もりと比較してみましょう。
専門知識をつけるために教育することや社内でノウハウを引き継いでいくことを考慮すると、必要な稼働時間と、それにともなうリスクも必然的に見えてきます。新しい人を雇うための費用と比べても構いません。社内すべてのコストをお金に換算してみると、結果的にアウトソーシングするほうが、確実な方法でコスト低減を図ることができます。
品質の向上とリスクの低減
IT部門のミッションとして必要とされるのは、作ったシステムの品質の高さと、セキュリティリスクの低減です。
品質の高いシステムもセキュリティの担保されたシステムも、きちんとしたやり方が確立されており、専門家に任せれば最適な方法でシステム開発を行なうことができます。そのため、まとめて技術を持ったプロに任せてしまうほうが安全です。
ITアウトソーシングを行なうデメリット
コストを抑えることができ、高品質のシステムを作ってくれるなどメリットばかりに目が行きがちですが、アウトソーシングにはデメリットもいくつか存在します。
ここからは、考えうるアウトソーシングのデメリットについて見ていきましょう。
情報漏洩のリスクがある
ITアウトソーシングを行なう際、最も気を付けるべきは情報漏洩です。ハッキングなどの技術的なリスクで情報が漏れることはめったにありません。怖いのは人が関わる部分です。
データの入ったUSBメモリを紛失するなど人的ミスで情報漏洩が起きてしまうことは多々あります。
故意でなくとも事故でトラブルが発生してしまうので、機密性の高い業務をアウトソースする際は十分注意しましょう。気になる場合は、そういったデータの管理方法を先に問い合わせてみると安心です。
社内にノウハウが蓄積しなくなる
委託先に業務を丸ごとお願いするため、どうしても社内にノウハウが蓄積しづらくなります。アウトソースする限り、それはやむを得ないので可能な限り対策を打ちましょう。仕様書と設計書をしっかりと残しておくだけでも、システムの全貌は把握しやすくなります。
保守作業であれば、確実な作業のために手順書があるはずなので、仮に中身がわからなくとも、共有してもらうと対応方法がブラックボックスにならずに済みます。何かの拍子に自社で業務を引き取ることや委託先を変えることは十分ありうるので、可能な範囲で対策しましょう。
当初の予定よりコストがかさむ可能性もある
単なるアウトソースのみだけでなく、セキュリティがしっかりしていることを見える化する、ドキュメントで仕様や証跡を残すといった要件が重なると、結果的にコストがかさむことがあります。追加業務で費用が膨らんでしまった場合は、依頼が必要な業務を取捨選択しなければなりません。
円滑に進めるためにも、自社のことをきちんと理解し、研究してくれる委託先を選ぶのが得策です。現状業務を理解してくれるだけでも十分ですが、未来のシステムやビジネスモデルの提案までしてくれる会社が最適だといえるでしょう。
ITアウトソーシングする方法
フルアウトソーシング（受注型）
フルアウトソーシングは、特定のIT業務をすべて一括でアウトソースするパターンです。一番大きな規模だと、情報システム部門を丸ごと外出しするイメージとなります。自社で必要なリソースは社内調整を行なう人のみとなるので、最低限の人数で運用を進めることができます。社内リソースのおもな仕事は、スケジュール調整と打ち合わせのセッティング程度に収めることも可能です。
総じて業務をシステム化するときは、現状その業務を運用している部門の方から要望や改善点をヒアリングする必要があります。その要件の整理や、相反する要望を持つ部門との調整など、調整作業だけでも多岐にわたります。そこまですべて任せてしまえば、社内でやることはほとんどありません。
ただし、業務の依頼範囲が広くなるので、依頼するアウトソーシング会社は慎重に選びましょう。そもそもの企業文化や具体的な業務を理解してくれない会社を選んでしまうと、プロジェクト自体が破綻しかねません。
ラボ型アウトソーシング
ラボ型アウトソーシングは、業務量で切り出していくパターンです。例えば、半年間10人分の開発工数をアウトソースする、というように作業時間をアウトソースします。成果物ベースの契約ではないので、契約期間内であれば業務内容の変更にも柔軟に対応することが可能です。
プログラマーやエンジニアを借りるような形となるので、社内にはスケジュールやタスクを管理するマネージャー的ポジションの人が必要となります。マネージャー自身が完成形を描き、それに向かってタスクを整理したあと、部分的に切り出して依頼していきます。
作業内容の変更には柔軟に対応してもらえる反面、契約期間内に依頼できるプロジェクトがない場合でもコストが発生することになります。
部分アウトソース
部分アウトソースは、業務内容で切り出していくパターンです。例えば、コーディングだけ、サーバー管理だけなど、切り出して頼みやすい業務に絞ってアウトソースします。自社である程度リソースを確保したあと、足りない部分をアウトソースして補う形です。
あくまでもプロジェクトの主導権は社内で握ったまま、部分的にアウトソースすることになるので、認識の齟齬が起きやすいパターンともいえます。
要件は必ずすり合わせを行ない、途中で何度か進捗を確認すれば、ズレが起きにくくなります。食い違っている内容があることに気付いた時点で、軌道修正をお願いしましょう。
可能なら、たとえ依頼業務範囲外であっても、プロジェクトの全貌や目的を説明しておくと安心です。
まとめ
ITアウトソーシングは、自社の状況やリソースに合わせて依頼内容を検討することからスタートします。迷ったら総合的に依頼できる会社を探して、切り分け方から相談するのもよいでしょう。
ITアウトソーシングの費用は、どうしても固定費で必要となってしまうものです。費用が払いきれないことが要因で、契約する会社を安いほうへと短期間で変えてしまうと、結果的にリスクが高くなります。
そのようなリスクを軽減させるために、オフショア会社を利用してはいかがでしょうか。オフショア開発会社の利用で、はじめからコストを下げることも可能です。
ITアウトソーシングを検討中なら、ぜひベトナムのオフショア会社であるレリパにお任せください。
